Privacy statement

Hoe gaat Merkenbureau van Asselt om met persoonsgegevens?

Wij vinden het belangrijk dat privacybescherming bij ons in goede handen is. Wij waarborgen privacy en zorgen ervoor dat de gegevens die je aan ons hebt toevertrouwd goed beveiligd zijn. Bij de invoering van de AVG hebben we in onze organisatie voor alle medewerkers voorlichtingsbijeenkomsten gehouden. Alle nieuwe medewerkers volgen een bewustwordingsbijeenkomst waarin we uitleggen hoe wij met privacybescherming omgaan.

Dit privacy statement is van toepassing op Merkenbureau van Asselt en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens die Merkenbureau van Asselt uitvoert in het kader van haar werkzaamheden.

Welke begrippen worden gehanteerd?

In de AVG worden verschillende begrippen gehanteerd die wij ook in onze organisatie gebruiken.

• Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In de context van dit statement is Merkenbureau van Asselt een verwerkingsverantwoordelijke.
• Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
• Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens waaronder het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, samenvoegen, opvragen, raadplegen, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.
• Database: een gestructureerde verzameling van persoonsgegevens die volgens bepaalde regels en procedures toegankelijk is.
• Datalek: een verwerking waardoor persoonsgegevens in handen vallen van mensen die geen toegang tot die gegevens mogen hebben.

Welke persoonsgegevens verzamelt Merkenbureau van Asselt?

Merkenbureau van Asselt verzamelt persoonsgegevens. De gegevens worden op een veilige manier opgeslagen en bewaard en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

E-mailcontact: E-mailadres, aanvullende informatie die door betrokkene wordt verstrekt, bijvoorbeeld: naam en telefoonnummer.

Contactformulier op website: Naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Post: Gegevens door betrokkene verstrekt. Voor de verwerking van deze gegevens is een grondslag aan te wijzen.

Opdrachten: Wanneer namens Merkenbureau van Asselt voor een opdrachtgever wordt gewerkt, verzamelt de organisatie informatie in het kader van de opdracht. Hierbij worden de volgende persoonsgegevens verzameld: gegevens contactpersoon (naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie), gegevens werknemer (naam, functie, taken en functioneringsgegevens), gegevens evaluator (naam en functie).

Diensten: Wanneer namens Merkenbureau van Asselt een presentatie of evenement wordt georganiseerd, worden gegevens contactpersoon verzameld (naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie).

Nieuwsbrieven en services: Bij het registreren voor bepaalde services en nieuwsbrieven vraagt Merkenbureau van Asselt vooraf toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken.

Werving en selectie / arbeidsovereenkomst / ZZP-opdrachten / poteniële opdrachtgevers / promotie en website: nadere details over deze categorieën zijn op aanvraag beschikbaar; in alle gevallen worden niet meer gegevens verwerkt dan strikt noodzakelijk.

Cookies op website: Gegevens verzameld op de website via Google Analytics zijn niet herleidbaar tot personen. Er worden enkel anonieme gegevens verwerkt.

Met welk doel worden persoonsgegevens verwerkt?

De gegevens die zijn verzameld worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Alle gegevens die aan Merkenbureau van Asselt zijn verstrekt (waaronder informatie van onze opdrachtgevers) worden in beginsel alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Merkenbureau van Asselt verwerkt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt. Naast de hieronder benoemde doeleinden verwerkt Merkenbureau van Asselt ook persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Hoe lang bewaart Merkenbureau van Asselt gegevens?

Merkenbureau van Asselt bewaart gegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijn voorschrijft. Indien er geen wettelijk voorschrift bestaat, worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Nadat de bewaartermijn is afgelopen, worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.

• Fiscale bewaarplicht: 7 jaar.
• Persoonsgegevens uit sollicitatieprocedures: 4 weken (1 jaar indien opgenomen in database).
• Marketing, relatiemanagement, gepersonaliseerde content: 1 jaar na beëindiging contract.
• Persoonsgegevens uit arbeidsovereenkomst: 1 jaar na uitdiensttreding (2 jaar bij verzoek uitdiensttreder).
• Recruitment via externe bronnen: 28 dagen na bericht van geen interesse.

In welke applicaties worden persoonsgegevens verwerkt?

Merkenbureau van Asselt maakt gebruik van het softwarepakket van Exact (Globe, CRM en Synergy), Nomadesk als beveiligde cloudomgeving en Office365. Beheer van servers en overige ICT-activiteiten is uitbesteed aan SPOT ICT.

Welke rechten heeft betrokkene op grond van de AVG?

Merkenbureau van Asselt respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend, andere slechts onder bepaalde voorwaarden.

• Recht op intrekking toestemming.
• Recht op inzage in eigen persoonsgegevens en informatie over hoe en waarom deze worden verwerkt.
• Recht op rectificatie bij onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht om persoonsgegevens te wissen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op overdracht van persoonsgegevens.
• Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contact met de FG van Merkenbureau van Asselt

In het geval van vragen, verzoeken of klachten kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via info@merkenbureau-vanasselt.nl of per brief.